Import file đơn TTHCC

Chức năng cho phép Giao dịch viên import file tạo đơn chuyển phát thủ tục hành chính công (TTHCC) trên hệ thống G-OMS

Điều kiện:

• Người dùng đã đăng nhập thành công vào hệ thống

• Người dùng là giao dịch viên, được cấp chức năng tạo đơn TTHCC

1. Tải xuống file mẫu

Bước 1: Tại màn hình làm việc chính, chọn Danh sách, nhấn nút Import file.

Bước 2: Tại màn hình Import file đơn TTHCC, nhấn chọn Tải file mẫu. Hệ thống cho phép người dùng tải file mẫu về thiết bị.

2. Nhập dữ liệu đơn hàng vào file mẫu

Bước 1: Người dùng mở file mẫu đã tải về máy, nhập đúng thông tin vào file. Cụ thể

Thông tin bắt buộc (*)

Thông tin bắt buộc là các cột thông tin được đánh dấu (*) trên file mẫu.

• Tên người nhận (*): Nhập tên người nhận

• Số điện thoại người nhận (*): Nhập số điện thoại người nhận đúng định dạng gồm 10-11 chữ số, bắt đầu bằng số 0

• Địa chỉ người nhận (sau sáp nhập) (*): Nhập địa chỉ sau sáp nhập (2 cấp) của người nhận. Khuyến nghị nhập theo thứ tự: [số nhà] [tên đường] [tổ/xóm] [xã, phường] [tỉnh thành] Ví dụ: 103 Nguyễn Tuân, Thanh Xuân, Hà Nội.

• Tỉnh, thành nhận (*): File tự xác định thông tin tỉnh, thành nhận theo dữ liệu tại cột Địa chỉ người nhận. GDV kiểm tra lại, điều chỉnh thông tin nếu sai (chọn từ danh sách có sẵn, có thể nhập keyword phù hợp với tên tỉnh, thành cần tìm để tìm kiếm nhanh hơn)

• Xã, phường nhận (*): File tự xác định thông tin xã, phường nhận theo dữ liệu tại cột Địa chỉ người nhận. GDV kiểm tra lại, điều chỉnh thông tin nếu sai (chọn từ danh sách có sẵn, có thể nhập keyword phù hợp với tên xã, phường cần tìm để tìm kiếm nhanh hơn)

• Loại thủ tục (*): Chọn đúng loại thủ tục trong danh sách có sẵn, có thể nhập keyword phù hợp với tên thủ tục cần tìm để tìm kiếm nhanh hơn.

• Khối lượng (gram) (*): Nhập đúng khối lượng của bưu gửi

• Người nhận trả cước (*): Lựa chọn thông tin Có/Không theo danh sách (Có: Thu tiền khi giao hàng / Không: Không thu tiền khi giao hàng). Trường hợp để trống, hệ thống mặc định là Không thu tiền khi giao hàng.

Thông tin không bắt buộc

Lưu ý:

• Hệ thống chỉ cho nhập tối đa 200 đơn/file

• Các đơn hàng trong cùng 1 file cần có trùng thông tin người gửi (giao dịch viên sẽ thực hiện lựa chọn Khách hàng và Điểm gửi hàng/Đơn vị trên hệ thống)

Bước 3: Kiểm tra lại thông tin và lưu chỉnh sửa file trên thiết bị

3. Tải lên file đơn hàng và thực hiện tạo đơn

Bước 1: Người dùng tải file đơn hàng lên hệ thống bằng 2 cách:

• Cách 1: kéo thả file đơn hàng đã lưu vào khu vực Import file

• Cách 2: Nhấn chọn file, chọn file đơn hàng cần tải lên, nhấn Open

Lưu ý:

• File tải lên phải có định dạng *.xls hoặc *xlsx, có kích thước < 2MB.

• File tải lên phải được cập nhật dựa trên file mẫu của hệ thống

Bước 2: Hệ thống kiểm tra dữ liệu và hiển thị đơn hàng trong file dữ liệu theo phân loại:

Không hợp lệ

Hiển thị danh sách các đơn hàng đang chưa đủ thông tin hoặc dữ liệu nhập không hợp lệ

Hợp lệ

Đã tạo thành công

Bước 3: Điều chỉnh thông tin các đơn hàng đang được đánh dấu Không hợp lệ. Hệ thống đánh dấu các trường dữ liệu thiếu/không hợp lệ theo từng đơn hàng.

Sau khi người dùng nhập đúng/đủ dữ liệu, hệ thống chuyển đơn hàng từ phân loại Không hợp lệ sang Hợp lệ.

Bước 4: Tại phân loại danh sách đơn hàng Hợp lệ, người dùng thực hiện chọn Khách hàng và Điểm gửi hàng tương ứng với dữ liệu đơn hàng.

• Khách hàng: Chọn 1 khách hàng từ danh sách khách hàng HCC thuộc tỉnh của người dùng.

• Điểm gửi hàng: Chọn 1 điểm gửi hàng tương ứng với khách hàng đã chọn và phù hợp với dữ liệu đơn hàng đang muốn khởi tạo.

Bước 5: Kiểm tra lại tính chính xác của dữ liệu, nhấn Tạo đơn

Hệ thống xử lý dữ liệu và hiển thị thông tin các đơn tạo thành công tại tab Đã tạo thành công.

Lưu ý:

• Hệ thống chỉ ghi nhận dữ liệu các đơn hàng đã tạo thành công và sinh mã vận đơn tương ứng.

• Các đơn hàng Không hợp lệ hoặc Hợp lệ mà người dùng chưa thực hiện khởi tạo đơn hàng sẽ không được lưu trên hệ thống nếu người dùng thoát cửa sổ thao tác Import file.